Hvordan er et flot og funktionelt rapportlayout opbygget?

Helt grundlæggende skal der selvfølgelig være styr på formelle ting som placering og udformning af indholdsfortegnelse, forord, executive summary, noter, referencer og sidst men ikke mindst overskriftshierarkiet. Det er selvfølgelig også vigtigt at følge firmaets/organisationens eksisterende visuelle retningslinjer, så det tydeligt fremgår hvem afsenderen af rapporten er. Der skal også tages stilling til hvem der hovedsageligt skal læse rapporten, og hvor komplekst stoffet er, da det har stor betydning for den visuelle tone og generelle opbygning - herunder udformning af figurer, valg (eller fravalg) af illustrationer og fotos, valg af skrifttype samt antallet af spalter.

Derudover har rapportens format og sidestørrelse også stor betydning for den visuelle fremtoning. Skal den layoutes i A4 høj- eller bredformat - eller noget helt tredje? Skal den overhovedet trykkes, eller skal den kunne fungere både på tryk og digitalt?

Læs mere om valg af format og sidestørrelse til rapporten:
→ Er der forskel på rapportlayout til tryk og til digital brug?
→ Hvilken sidestørrelse og format er optimalt til rapportlayout?

Konsekvent grafisk opbygning

Selvom der er en hvis konsensus omkring den korrekte placering af de forskellige elementer i et rapportlayout, kan det alligevel svinge en del fra organisation til organisation, hvad man synes er 'god latin' indenfor udformning af rapporter. Det vigtigste er, at hvad end man beslutter sig for, skal det gøres konsekvent gennem hele rapporten, så læseren aldrig er i tvivl om indholdstypen og straks kan se om det er en figur, en dekorativ illustration eller en infografik med nøgletal.

Formalia skal være i orden før man bliver kreativ

Nummer et i layout af en rapport er, som sagt at have styr på placering og udformning af de helt basale elementer (noter, referencer, overskriftshierarki m.m.). Det er dog lige så vigtigt at have lidt 'kreativt krydderi', der gør læseren interesseret i stoffet. Men husk at kreativiteten skal udfolde sig indenfor de formelle rammer og understøtte teksten og indholdets pointer.

Følg eksisterende grafiske retningslinjer

En vigtig del af de formelle rammer for kreativiteten er selvfølgelig firmaets/organisationens eventuelle visuelle identitet. I en gennemarbejdet identitet vil der ofte være udarbejdet deciderede skabeloner til brug i diverse layout programmer, der dikterer rapportens format og grafiske opbygning. Men oftest er identiteten et sæt mere eller mindre løse retningslinjer omkring generel brug af logo, typografi og farver, der kræver en rutineret grafisk designer eller grafiker, når det skal udmøntes i et konkret rapportlayout.

Læs mere om visuel identitet og rapportlayout:
→ Hvordan bruges den visuelle identitet i et rapportlayout?

Tag stilling til rapportens format / sidestørrelse

Rapportens sidestørrelse er en vigtig del af layoutet og rapportens visuelle fremtoning. Det mest brugte format er A4, da det kan printes på egen printer og det gør det derfor nemmere at udgive rapporten digitalt. Der findes dog en række andre formater som egner sig godt til forskellige formål og kontekster. De mest brugte er A4 højformat og bredformat samt kvadratisk format. A4 bredformat bliver ofte til en hybrid mellem en powerpoint og et traditionelt rapportlayout - hvilket kan være rigtigt praktisk til digital udgivelse og online præsentation, da bredformat passer bedre til computerskærmenes bredformat. Det kvadratiske format bruges typisk kun til tryk og er et mindre formelt format end den klassiske A4.

Læs mere om valg af format og sidestørrelse til rapporten:
→ Er der forskel på rapportlayout til tryk og til digital brug?
→ Hvilken sidestørrelse og format er optimalt til rapportlayout?

Grafiske greb inviterer læseren indenfor

Med forskellige dekorative grafiske greb kan man få indholdet af rapporten til at virke spændende og let tilgængeligt. Det kan være fremhævede citater, flotte fotos der kredser om rapportens emne eller bare generelt luft og lethed i layoutet. Dekorative illustrationer, kreative kapitel-adskillelser og et flot omslag kan også give luft og lethed til rapportlayoutet, og lette læserens indgang til stoffet.

Se en gennemgang af de forskellige virkemidler:
→ Hvilke grafiske virkemidler er brugbare i et rapportlayout?

Forskel på et ph.d-projekt og en årsrapport

Der er selvfølgelig forskel på valg af rapportskabelon til forskellige stof-områder og målgrupper. Er det et ph.d projekt med tung og komprimeret viden, eller er det en årsrapport med resumerende nedslag i et firmas aktiviteter og strategi?

Ph.d-projektet skal være mere nøgternt

Teksten i et ph.d projekt er oftest tung og meget fagspecifik. Den kræver derfor ro og en hvis nøgternhed i formidlingen, så læseren har ro til at fordybe sig i det komplekse stof. Derfor er det oplagt at bruge et simpelt layout i 1 spalte uden for mange forstyrrende grafiske elementer.

Årsrapporten skal afspejle firmaets designlinje

En årsrapport skal derimod have flere dekorative elementer, som kan kæde rapporten sammen med virksomhedens værdier og generelle designlinje, og man kan med fordel vælge et flerspaltet layout som giver flere muligheder rent layoutmæssigt. Det er også en god idé at gøre mere ud af at fremhæve nøgle-tal i dekorative infografikker og gøre mere ud af figurer og diagrammer. I stedet for at bruge figurer udelukkende til formidling af tal og understøttelse af rapportens pointer, kan de også med fordel bruges som dekorative elementer.

Læs mere om målgruppens betydning:
→ Hvad betyder målgruppen for valg af rapport skabelon?

Valg af skrifttype, kolonner og overskriftshierarki

Da fællesnævneren for alle rapporter er forholdsvis store tekstmængder betyder valget af skrifttype og typografering generelt rigtigt meget for layoutet. Bare valget af skrifttype er et kapitel for sig selv, som har stor betydning for en række andre layoutmæssige valg.

Læs mere om valg af skrifttype:
→ Hvad betyder valget af skrifttype for rapportlayoutet?

Tydeligt typografisk hierarki

For at lette læserens navigation rundt i stoffet er det vigtigt med et tydeligt hierarki af overskrifter og underoverskrifter. Det er selvfølgelig oplagt at bruge skriftstørrelse som indikator for overskriftsniveauet, men man kan også med fordel bruge både skriftsnit (f.eks. fed skrift), farve og afstand til det foregående og/eller det begyndende afsnit som indikatorer - og på kapitelniveau kan man bruge hele sider eller andre større grafiske elementer som startindikator for et nyt kapitel.

Læs mere om typografiske hierarkier:
→ Hvordan tilrettelægges rapportens typografiske hierarki bedst muligt?

Tag stilling til læsbarheden af teksten

Det siger sig selv, at læsbarheden af en tekst ikke kun afhænger af skrifttypen, men også af den måde skrifttypen bliver brugt på i layoutet. Det er derfor vigtigt at tage stilling til de grundlæggende faktorer, der har betydning for læsbarheden i rapporten. Faktorerne er indbyrdes afhængige og fungerer i et fint samspil. Derfor betyder justering af for eksempel kolonnebredde oftest også justering af skritstørrelse og linjehøjde for at opnå optimal læsbarhed. De forskellige grundlæggende faktorer der bestemmer læsbarheden er skrifttypen, skriftstørrelsen, linjehøjden, kolonnebredden samt justering af linjerne (højre-, venstre-justering eller fast bagkant). Derudover har tekst- og baggrundsfarve og andre grafiske elementer selvfølgelig også noget at sige i forbindelse med læsbarhed.

Mere om rapportens læsbarhed:
→ Skal jeg bruge 1, 2 eller 3 kolonner i mit rapportlayout?
→ Hvilken skrifttype og skriftstørrelse er optimal for læsbarheden i en rapport?
→ Hvilken linjejustering er bedst til et rapportlayout?

Brug infografik, figurer og diagrammer til understregning af vigtige pointer

Infografikker, figurer og diagrammer er en god måde at give læserne et overblik og en bedre forståelse af komplicerede sammenhænge i en tekst. Det kan være alt fra statistikker og data, der anskueliggør rapportens pointer til organisationsdiagrammer samt forståelses- og procesmodeller. Infografikker kan være et lige så godt afbræk som et foto eller en illustration i en ellers monoton tekst, da mange typer af infografikker kan virke ret illustrative i sig selv.

Datavisualisering med figurer

Figurer til visualisering af rapportens statistik og tal kan have mange forskellige udformninger. De mest almindelige typer er kurvediagrammer, cirkeldiagrammer og søjlediagrammer, som alle har forskellige varianter og underkategorier som passer til bestemte typer datasæt. Derudover er nogle af de mest brugte visualiseringer boblediagrammer, radardiagrammer samt tabeller/taldiagrammer.

Visualisering af forløb og processer med infografikker

Processer, forløb, arbejdsgange og organisationssammenhænge visualiseres næsten altid med en eller anden form for rutediagram eller flowchart, som det hedder på engelsk. Oftest må man dog grave dybere i værktøjskassen end et simpelt rutediagram for at kunne tydeliggøre en proces eller arbejdsgang, da der ofte er brug for at fremhæve nogle dele af diagrammet frem for andre, hvilket kræver en vis subjektiv tolkning og stillingtagen til stoffet. Det kræver et trænet grafisk øje at lave disse afvigelser og samtidig holde styr på rapportens overordnede visuelle stil og tone. Når en flowchart er rigtigt godt og vellykket, går det hele op i en højere enhed, og flowcharten bliver til en dekorativ infografik, som giver et lækkert afbræk fra den oftest tunge tekst.

Brug af dekorative elementer i infografikker

Infografikker giver en god mulighed for at krydre rapporten med flotte dekorative grafiske opslag, der også får rapportens pointer til at stå klart frem. Hvis infografikker eksekveres rigtigt kan de højne rapportens visuelle udtryk væsentligt, og underbygge fornemmelsen af organisationens underliggende visuelle identitet og brand.

Fotos og illustrationer skaber luft og understøtter rapportens overordnede tema

Fotos og illustrationer kan have mange forskellige funktioner i en rapport. De kan både bruges som en direkte del af stoffet til at illustrere pointer og som krydderi til at skabe luft og lethed i rapporten. Som layout-værktøj er fotos og illustrationer dejligt fleksible (de kan frit skaleres og beskæres), og de er ofte det der skal til, for at tekstmængde og sideantal kan gå op i en højere enhed - sådan rent plads- og disponeringsmæssigt.

Gør rapportens forside levende med et foto eller en illustration

På 9 ud af 10 rapportforsider er fotos eller illustrationer første valg, da en forside med andet end en overskrift bare er mere indbydende. Stilmæssigt skal forsiden være på linje med afsenderens visuelle identitet og indholdsmæssigt skal den understøtte rapportenes hovedpointe/spørgsmål. Der er mange måder at bygge en forside op på, alt efter hvad der skal have størst vægt, men oftest er der taget stilling til layoutet af forsiden i en evt. designguide, og man vil derfor skulle ligge sit valg af foto/illustration an efter det.

Brug gerne fotos og illustrationer dekorativt

Fotos og illustrationer bør overordnet understøtte rapportens tema og firmaets/organisationens visuelle identitet. Rent dekorative fotos og illustrationer bliver ofte mere vedkommende hvis de også bærer et citat frem, eller hvis de bliver til deciderede infografikker der forklarer vigtige pointer fra teksten. Illustrationer er rigtigt gode til symbolsk tolkning af mere abstrakte begreber fra teksten. Derudover er det vigtigt at variere placering, størrelse og beskæring af fotos og illustrationer, så layoutet ikke kommer til at virke for monotont.