For langt de fleste rapporter er enten A4 høj- eller bredformat det rigtige valg, men det er selvfølgelig afhængig af rapportens specifikke formål og om den skal distribueres digitalt, som trykt publikation og/eller om den skal kunne hjemmeprintes.
Format og sidestørrelse
Selvom A4 formatet dækker langt de fleste behov kan rapportens format dog alligevel give hovedbrud. Det bliver tydeligst når der både er krav til digital og trykt distribution. Her støder man på et åbenlyst modsætningsforhold mellem computerskærmens 16:9 bredformat og A4 højformat, som er det mest brugte til tryk/print. Derudover spiller det overordnede formål med rapporten også en væsentlig rolle for valg af format. Til teksttunge forskningsrapporter og lignende er svaret nemt og falder som regel uden tvivl på A4 højformat, hvorimod rapporter med større krav til spændende og varieret grafisk opsætning godt kan kræve noget andet end det lidt kedelige A4 format - især hvis de skal gøre sig godt som trykt publikation.
Læs mere om format og krav til digital/trykt distribution:
→ Er der forskel på rapportlayout til tryk og til digital brug?
Anbefalede formater
For nemheds skyld kan rapporter deles i 3 kategorier efter tekstmængde: Teksttunge (ca. 80+ s.), Mellemtunge (ca. 25-80 s.) og Lette (ca. 10-25 s.). De lette kaldes også tit en 'pixi' hvis de er et sammendrag af en længere rapport, hvor der lægges vægt på hovedpointer og en pr-mæssig vinkel.
Ved teksttunge rapporter (100+ s.) bliver læseoplevelsen som regel bedst hvis man holder sig til én enkelt kolonne i layoutet. Normalt bruges A4 højformat som det foretrukne. Det kan dog være lidt anstrengende at læse korrekt proportioneret enkeltkolonne skrift på en skærm, da det ofte bliver for småt. Hvis man deriomod vælger formatet 17x24 cm opnår man en mere digitalt læsbar skriftstørrelse ved enkeltkolonne layout, og samtidig er 17x24 proportionalt med A4 så det kan hjemmeprintes med et nogenlunde resultat.
Ved enkeltkolonne layout giver formatet 21x21 cm mere fleksibilitet og dynamik, da man ved korrekt proportionering af kolonnen får en stor yder-margin. Den store margin kan bruges til noter og/eller placering af fotos/illustrationer i fuld bredde, så tekstkolonnen brydes grafisk op.
Hvis digital distribution og hjemmeprint er meget vigtigt bør man overveje at centrere sidetal og holde lige venstre- og højremargin, da det giver den bedste digitale læseoplevelse, når rapporten distribueres som enkeltside-pdf. Det diskvalificerer selvfølgelig 21x21-enkeltkolonne-formatet, da det per definition har større ydermargin end indermargin.
Illustrationen viser de mest hensigtsmæssige formater og grundlayout til teksttunge rapporter.
De mellemtunge rapporter ligger ofte mellem to stole og det er et vurderingsspørgsmål om de skal layoutes som enkeltkolonne layout hvor der er fokus på teksten eller i et mere visuelt spændende layout med to kolonner og dermed større muligheder for variation.
Ofte giver valget sig selv ud fra målgruppe og formål. Typisk vil forskere og højtuddannede foretrække enkelt-kolonne, da de er vant til større tekst-mængder. Hvis den brede offentlighed skal 'lokkes' til læsning vil valget falde på et layout der er grafisk mere fleksibelt som dobbeltkolonne layout på A4 højformat, men det kunne også være enkeltkolonne layout på 21x21 cm som også giver nogle indbydende grafiske løsninger. Valget vil ofte falde på 'laveste fællesnævner' - altså det grafisk spændende layout - hvis der er behov for bredere kendskab og pr.
Illustrationen viser de mest hensigtsmæssige formater og grundlayout til teksttunge rapporter.
Ved lettere rapporter eller pixi-udgaver er der ofte et udtalt behov for pr og offentlig kendskab til rapporten. Derfor falder valget oftest på en trykt publikation, som også tager sig nogenlunde ud digital. Det er de færreste der vil have behovet for at printe en kortere rapport. Den vil derfor som hovedregel blive læst på skærmen, hvilket giver lidt grafisk frihed, da der ikke skal tages hensyn til kompatibilitet med en standard A4 kontorprinter.
Det foretrukne format til en pixi-udgave vil være 21x21 cm, som giver mange grafiske muligheder både med enkeltkolonne og dobbeltkolonne layout og resulterer i et flot resultat i en trykt publikation.
Hvis der lægges vægt på en lanceringspræsentation og efterfølgende digital distribution er A4 bredformat med 3-4 kolonner rigtigt godt, da det tilnærmelsesvist ligner en powerpoint præsentation, men også kan printes på en standard kontorprinter.
Illustrationen viser de mest hensigtsmæssige formater og grundlayout til lette rapporter og pixi-versioner.